Stúdentar sækja um að fara í skiptinám og um Erasmus styrk til síns heimaskóla. Háskólarnir fá styrkúthlutun frá landskrifstofu og miðla síðan styrkjum áfram til sinna stúdenta. Á heimasíðu hvers skóla er hægt að nálgast upplýsingar um mögulega gestaskóla og aðrar sértækar upplýsingar.
Ráðlegt er að hefja undirbúning að umsókn að minnsta kosti hálfu ári áður en umsóknarfrestur rennur út. Velja þarf einn af Erasmus samstarfsskólum heimaskóla. Gott er að ráðfæra sig við alþjóðafulltrúa, kennara eða fyrrum Erasmus stúdenta. Flestir háskólar eru einnig með reglulegar kynningar.
Umsóknarfrestur er 1. mars 2012
Umsóknum er skilað til alþjóðaskrifstofu heimskóla. Tekið er við umsóknum eftir að umsóknarfrestur er liðinn en umsóknir sem berast í tíma hafa forgang varðandi úthlutun styrkja.
Með umsókn þarf að skila:
- Námssamningi (Learning Agreement) (.doc, 85 kb). Námssamningur er samningur á milli stúdents og heimaskóla þess efnis að samþykkt námskeið við gestaskólann verði að fullu metin sem hluti af námi stúdents við heimaskólann. Stundum þarf að skila inn ófrágengnum námssamningi þar sem upplýsingar um námskeið við gestaskóla liggja ekki fyrir í tæka tíð. Nánari upplýsingar um þetta fást hjá alþjóðafulltrúa.
- Námsferli. Skilyrði er að stúdent hafi lokið 60 ECTS einingum þegar námsdvöl hefst (þarf ekki að hafa lokið þeim öllum þegar umsókn er send inn)
Svar við umsókn:
- Svar við umsókn um styrk ætti að liggja fyrir í lok apríl.
- Svar varðandi námsdvöl frá gestaskóla liggur oftast fyrir í maí eða júní. Ef gestaskóli hafnar umsókn er mjög oft hægt að fá inni í öðrum skólum (í umsókn gesta stúdentar tilgreint „varaskóla“)
Samningur og fyrri greiðsla styrks
- Áður en stúdent fer utan er gengið frá samningi vegna styrksins á milli stúdents og heimaskóla.
- Í „Erasmus Student Charter“ (.doc, 34 kb) sem er fylgiskjal með samningnum koma fram réttindi og skyldur stúdentsins.
- Stúdent fær 70% af styrknum fyrir brottför.
Upphæð styrks skólaárið 2011-2012 (getur breyst á milli ára)
- 650 € ferðastyrkur (500 € til Kaupmannahafnar og London)
- 300 € á mánuði í uppihaldsstyrk (lágmarksdvöl er 3 mánuðir).
-
Styrkurinn hefur ekki áhrif á greiðslur frá LÍN
Uppgjör og seinni greiðsla styrks
- Að námsdvöl lokinni þarf stúdent að fylla út rafræna lokaskýrslu.
- Stúdent þarf að skila inn staðfestingu á dvölinni frá gestaskóla sem getur verið yfirlit yfir lokin námskeið (transcript of records) eða annað formlegt skjal frá gestskóla. Það hefur ekki áhrif á styrkinn þó stúdent nái ekki að standast próf við gestaskólann að því gefnu að vottað sé að stúdent hafi stundað námið.
- Stúdent fær 30% af styrknum sé gengið frá ofangreindum atriðum.
- Hafi stúdent ekki sinnt námi á meðan á dvölinni stóð eða komið fyrr heim en til stóð getur komið til endurgreiðslu á styrknum í heild eða að hluta til.